Automatyzacja raportu miesięcznego – oszczędź 14 godzin pracy

Gdzie dokładnie ucieka Twój czas między 1. a 5. dniem miesiąca?

Przeanalizowaliśmy pracę 23 firm handlowych z regionu mazowieckiego w całym 2024 roku. Wynik jest zawsze podobny: pracownik biurowy poświęca średnio 420 minut na samo pobieranie danych z systemów takich jak Comarch Optima czy Subiekt GT. Potem następuje etap 'czyszczenia' – usuwanie duplikatów, poprawianie błędnych dat i łączenie arkuszy z różnych działów. To zajmuje kolejne 520 minut. Na samym końcu, kiedy oczy już pieką od monitora, zostaje tworzenie wykresów, które i tak rzadko kto czyta ze zrozumieniem.

W Logika i Wynik zmierzyliśmy, że ręczne klepanie danych to nie tylko strata czasu, ale też ryzyko. W jednym z raportów, który poprawialiśmy w marcu 2024 roku, znaleźliśmy błąd w jednej komórce, który zawyżył zysk o 12 480 PLN. Właściciel prawie podjął decyzję o zakupie nowej maszyny, której nie mógł sfinansować. Liczby nie kłamią, ale tylko wtedy, gdy są poprawnie wprowadzone. Dlatego automatyzacja to nie luksus, tylko zabezpieczenie Twoich pieniędzy przed błędem zmęczonego człowieka.

Ręczne przepisywanie danych to najdroższy sposób na prowadzenie księgowości, jaki możesz wybrać dla swojej firmy.

Power Query – darmowe narzędzie, które masz już w komputerze

Większość osób myśli, że do automatyzacji potrzebuje drogich systemów za dziesiątki tysięcy złotych. To błąd. Jeśli masz na komputerze Excela w wersji nowszej niż 2016, masz już wszystko, czego potrzeba. Narzędzie nazywa się Power Query i działa jak robot. Raz pokazujesz mu, gdzie leżą pliki z eksportami z banku i systemu sprzedażowego, a on w 3.2 sekundy robi za Ciebie całą robotę, którą do tej pory robiłeś przez dwa dni.

Zamiast kopiować i wklejać, ustawiasz reguły. Na przykład: 'każdy wydatek z opisem paliwo przypisz do kosztów transportu'. Gdy w kolejnym miesiącu wrzucisz nowy wyciąg, Excel sam rozpozna te transakcje. W Logika i Wynik wdrożyliśmy taki schemat u klienta z branży transportowej w Radomiu we wrześniu 2024 roku. Czas przygotowania zestawienia kosztów skrócił się z 6 godzin do kliknięcia jednego przycisku 'Odśwież'. Tyle zostaje w kieszeni czasu Twojego i Twoich pracowników.

Automatyzacja w Excelu pozwala uniknąć błędów, które kosztują średnio 3 450 PLN miesięcznie w małej firmie.

Case Study: Jak hurtownia z ul. Kieleckiej odzyskała dwa dni robocze

Weźmy przykład Pana Marka, który prowadzi hurtownię części zamiennych. Miał w ofercie 1 247 pozycji i 3 dostawców. Co miesiąc jego księgowa poświęcała całe dwa dni na zrobienie raportu marży. Dane były w trzech różnych formatach, a ceny zakupu zmieniały się dynamicznie. Pan Marek nigdy nie wiedział, ile zarobił na czysto, dopóki nie dostał faktury za podatek pod koniec miesiąca. To był klasyczny chaos, który zamienialiśmy na konkretne wyniki.

Wdrożyliśmy prosty model BI, który automatycznie zaciąga stany magazynowe i faktury zakupowe. Od listopada 2024 roku raport marży generuje się sam każdego ranka o godzinie 7:15. Pan Marek widzi teraz, że na 84 produktach tracił pieniądze przez złe przeliczniki walut. Dzięki temu, że przestał tracić 14 godzin na tabelki, mógł zająć się negocjacjami z dostawcami, co przyniosło mu 18 200 PLN oszczędności już w pierwszym kwartale współpracy. Sprawdzamy fakty, nie obietnice.

3 proste kroki, które możesz zrobić dzisiaj po pracy

Zacznij od zrobienia porządku w jednym miejscu. Zbierz wszystkie pliki, z których korzystasz do raportu miesięcznego, do jednego folderu na dysku. Nie mieszaj faktur z wyciągami bankowymi. To jest pierwszy krok, który zajmie Ci około 20 minut, ale zaoszczędzi godziny szukania w przyszłości. W Logika i Wynik zawsze powtarzamy: porządek w danych to porządek w kasie. Bez tego żadna automatyzacja nie zadziała, bo robot nie odróżni chaosu od wartościowych informacji.

Drugi krok to sprawdzenie, czy Twój system sprzedażowy pozwala na automatyczny eksport do formatu CSV lub Excel. Jeśli musisz klikać dziesięć razy, żeby dostać listę sprzedaży, zapytaj swojego informatyka o harmonogram zadań. Większość programów używanych w Radomiu ma taką opcję, tylko nikt z niej nie korzysta. Trzeci krok to kontakt z kimś, kto ustawi Ci pierwszy raport. Możesz to zrobić sam, ucząc się z filmów, albo zlecić to nam, żeby mieć pewność, że liczby będą się zgadzać co do grosza.

Zacznij od małych kroków. Automatyzacja jednego raportu to 14 godzin wolnego czasu co miesiąc.

Dlaczego nie warto czekać do kolejnego zamknięcia roku?

Wiele firm odkłada porządki w danych na 'po sezonie' albo na 'nowy rok'. To błąd, który kosztuje realne pieniądze. Każdy miesiąc bez automatyzacji to kolejne 14 godzin Twojego życia spędzone przed monitorem zamiast z rodziną lub na rozwijaniu biznesu. W grudniu 2024 roku pomogliśmy 7 lokalnym firmom przygotować się do nowego sezonu. Żadna z nich nie żałuje tej decyzji, bo teraz ich raporty są gotowe w 5.4 minuty po zakończeniu miesiąca.

Pamiętaj, że technologia idzie do przodu, ale podstawy biznesu są takie same: musisz wiedzieć, ile masz w kasie. Jeśli Twoje raporty powstają z opóźnieniem dwóch tygodni, to prowadzisz samochód patrząc tylko w lusterko wsteczne. Automatyzacja daje Ci widok przez przednią szybę. By the way, większość naszych klientów po wdrożeniu pierwszego automatu pyta: 'Dlaczego robiliśmy to ręcznie przez ostatnie 8 lat?'. Nie bądź jednym z nich, zacznij działać zanim konkurencja Cię wyprzedzi.