Jak radomska firma transportowa tnie koszty paliwa o 12.4%

Bałagan w kartach paliwowych i brak kontroli

W listopadzie 2023 roku zgłosił się do nas Pan Andrzej, który od 14 lat prowadzi firmę przewozową w regionie radomskim. Miał 47 zestawów drogowych i narastający problem z kosztami. Jego marża netto spadła do poziomu 3.2%, co przy rosnących cenach energii i ubezpieczeń stawiało firmę pod ścianą. Przejrzeliśmy dokładnie 2 348 faktur za paliwo z ostatnich sześciu miesięcy. Szybko wyszło na jaw, że dane z kart paliwowych rozjeżdżały się z kilometrami na licznikach o ponad 4.7%. To nie był wynik kradzieży, ale totalnego chaosu w rozliczaniu tankowań i braku powiązania danych z systemem GPS.

Większość firm transportowych uważa, że wystarczy mieć karty paliwowe i raporty z telematyki, żeby wiedzieć, co się dzieje. Liczby nie kłamią: bez integracji tych dwóch źródeł w jeden czytelny raport, właściciel widzi tylko wierzchołek góry lodowej. W przypadku firmy Pana Andrzeja, kierowcy często tankowali na stacjach, które miały podpisaną umowę, ale znajdowały się 12-18 kilometrów poza optymalną trasą. Każdy taki zjazd to dodatkowe spalanie i czas pracy, który nikt nie kontrolował. Wyliczyliśmy, że te 'małe zboczenia z kursu' kosztowały firmę średnio 14 620 zł w każdym miesiącu operacyjnym.

Bez integracji kart paliwowych z GPS, właściciel widzi tylko wierzchołek góry lodowej.

38 godzin analizy danych z GPS i tacho

W grudniu 2023 roku nasz zespół spędził dokładnie 38 godzin roboczych na czyszczeniu i analizie danych z systemów GPS. Skupiliśmy się na parametrze, który wielu bagatelizuje: pracy silnika na biegu jałowym. Analiza wykazała, że 14 kierowców regularnie zostawiało włączone silniki podczas pauz trwających powyżej 15 minut. Średnio silnik pracował niepotrzebnie przez 42 minuty dziennie na jeden pojazd. Przy obecnej cenie oleju napędowego i spalaniu na postoju na poziomie 2.1 litra na godzinę, te minuty sumowały się do kwoty 18 430 zł miesięcznie wyrzucanej prosto w błoto.

Kolejnym krokiem było sprawdzenie stylu jazdy. Wybraliśmy 9 najbardziej popularnych tras, w tym regularne kursy na linii Radom - Dortmund. Okazało się, że różnica w spalaniu między najlepszym a najsłabszym kierowcą na tej samej trasie wynosiła aż 11.4%. Najsłabszy kierowca generował o 3 140 zł wyższe koszty miesięcznie niż jego kolega jadący identycznym zestawem z podobnym ładunkiem. Sprawdzamy fakty, nie obietnice – te dane były czarno na białym w logach komputera pokładowego, ale nikt ich wcześniej nie zestawił w taki sposób, by wyciągnąć wnioski finansowe.

Optymalizacja trasy Radom - Dortmund

Przez 4 lata firma Pana Andrzeja jeździła tą samą trasą do Niemiec, ufając przyzwyczajeniu spedytorów. Znaleźliśmy alternatywny wariant, który był o 23 kilometry krótszy, ale co ważniejsze – omijał jeden z najbardziej korkogennych węzłów pod Poznaniem. W styczniu 2024 roku wprowadziliśmy testowo nowe wytyczne dla 11 pojazdów. Wyniki przyszły szybciej niż się spodziewaliśmy. Średnie spalanie w tej grupie testowej spadło z 31.8 litra do 28.3 litra na 100 km. Tyle zostaje w kieszeni przy każdym pojedynczym kursie, co przy skali 18 wyjazdów miesięcznie dało wymierną ulgę dla budżetu.

Analiza trasy to nie tylko kilometry, to także analiza ukształtowania terenu i natężenia ruchu w konkretnych godzinach. Dzięki naszym raportom spedytorzy zmienili godziny startu o 45-60 minut, co pozwoliło uniknąć największych zatorów w godzinach szczytu pod Warszawą i Poznaniem. Mniejsze korki to płynniejsza jazda, a płynniejsza jazda to mniej hamowań i przyspieszeń. To właśnie te drobne korekty, poparte twardymi danymi z ostatnich 184 dni, przyniosły największą stabilizację kosztową. Firma przestała zgadywać, ile wyda na paliwo w danym tygodniu.

Tyle zostaje w kieszeni przy każdym kursie, co przy skali 18 wyjazdów miesięcznie dało wymierną ulgę.

Nowy system premiowy oparty na faktach

W lutym 2024 roku zaprezentowaliśmy Panu Andrzejowi model premiowania kierowców, który nie opiera się na sympatii, ale na efektywności. Zamiast ogólnych premii 'za staż', zaproponowaliśmy, aby 34% dodatku do pensji zależało od zużycia paliwa skorygowanego o masę ładunku i trasę. To uczciwe podejście, bo bierze pod uwagę trudność zadania. Kierowcy, którzy do tej pory jeździli agresywnie, nagle zaczęli dbać o ecodriving, bo widzieli, że to ma bezpośrednie przełożenie na ich portfel. My dostarczaliśmy co dwa tygodnie raport z postępów dla każdego z 47 pracowników.

Efekt psychologiczny był natychmiastowy. Pan Marek, pracujący w firmie od 8 lat, początkowo był sceptyczny wobec 'wykresów z Radomia'. Jednak gdy zobaczył, że dzięki zmianie techniki zmiany biegów jego spalanie spadło o 2.4 litra, a on sam otrzymał o 480 zł wyższą wypłatę, stał się największym ambasadorem nowego systemu. Liczby nie kłamią – motywacja finansowa podparta precyzyjnymi danymi działa lepiej niż jakiekolwiek teoretyczne szkolenia z jazdy defensywnej. Cały proces wdrożenia nowego systemu zajął nam zaledwie 22 dni robocze.

Wynik końcowy: 112 340 zł oszczędności w pół roku

W czerwcu 2024 roku podsumowaliśmy pierwsze 184 dni nowej strategii. Firma Pana Andrzeja zaoszczędziła dokładnie 112 340 zł na samym paliwie. To realne pieniądze, które zostały w kasie firmy zamiast trafić na stacje benzynowe. Koszt naszej analizy i wdrożenia systemu zwrócił się po zaledwie 19 dniach operacyjnych. Marża netto firmy wzrosła z 3.2% do 5.8%, co w branży transportowej jest wynikiem rewelacyjnym. Dzięki tym oszczędnościom, właściciel mógł sfinansować zakup dwóch nowych naczep bez zaciągania kolejnego kredytu w banku.

Nasze podejście jest proste: nie obiecujemy cudów, sprawdzamy fakty. W Radomiu i okolicach wiele firm boryka się z podobnymi problemami, ale boją się zajrzeć głęboko w arkusze kalkulacyjne. My pokazujemy, że dane to nie nudne słupki, ale konkretne narzędzie do walki o przetrwanie na trudnym rynku. Jeśli chcesz wiedzieć, ile Twoja firma traci przez brak kontroli nad paliwem, zapraszamy na krótką rozmowę przy Malczewskiego. Wyliczymy to dla Ciebie bez zbędnego lania wody i skomplikowanych teorii, których nikt nie rozumie.