Odzyskanie 64 300 zł z błędnych faktur u dystrybutora części
Przeanalizowaliśmy 12 480 pozycji faktur u lokalnego dystrybutora. Znaleźliśmy systematyczny błąd w naliczaniu rabatów od dostawcy, który trwał od 19 miesięcy.
W marcu 2024 roku weszliśmy do biura Autoczęści Radomski S.C. Właściciel czuł, że marża ucieka bokiem, ale nie miał czasu na ręczne sprawdzanie setek stron dokumentów. Przekopaliśmy historię zakupów i znaleźliśmy konkretne pieniądze, które należały się firmie.
Wyzwanie
Firma obsługuje 487 stałych warsztatów i kupuje towar od 14 dużych dostawców. Przez ostatnie 19 miesięcy system księgowy błędnie naliczał rabaty od jednego z kluczowych kontrahentów. Ręczne sprawdzenie 12 480 pozycji faktur przerosło dwuosobowy dział księgowości. Straty rosły po cichu, bo nikt nie miał narzędzi, żeby szybko wyłapać różnice w cenach zakupu.
Właściciel wiedział, że coś jest nie tak z rentownością, ale brakowało mu twardych dowodów do reklamacji. Każda pomyłka na fakturze to było od 5 do 45 złotych straty, co przy tej skali dawało pokaźną sumę.
Podejście
Dariusz Mazur wraz z analitykiem pobrali surowe dane bezpośrednio z bazy SQL klienta. Nie robiliśmy nudnych spotkań o wizji rozwoju. Zamiast tego, przez pierwsze 11 dni roboczych budowaliśmy skrypt, który automatycznie porównał ceny z cenników PDF dostawcy z faktycznymi fakturami zakupu.
Skupiliśmy się na grupie towarowej 'układy hamulcowe i zawieszenia', gdzie obrót był największy. Sprawdziliśmy każdy dokument z ostatnich dwóch lat, szukając rozbieżności większych niż 0,5%. Pracowaliśmy w tle, żeby nie przeszkadzać ekipie w codziennej sprzedaży części.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy prosty raport w Power BI, który co wtorek o 9:00 rano pokazuje czerwone flagi przy fakturach z błędnymi cenami. System automatycznie wylicza wartość nadpłaty i generuje gotowy załącznik do wniosku o korektę.
Przeszkoliliśmy panią Beatę z księgowości w ciągu 2h 15min. Teraz wystarczy jedno kliknięcie, żeby zobaczyć, który dostawca próbuje policzyć za dużo. Nie musieli zmieniać swojego programu magazynowego – nasze narzędzie działa obok i pobiera dane bez wysiłku personelu.
Rezultaty
W ciągu siedmiu tygodni firma odzyskała pełną kwotę nadpłat. Dostawca po otrzymaniu naszych raportów uznał błąd w swoim systemie i wystawił korekty na łączną kwotę 64 317 zł. Tyle realnie zostało w kieszeni klienta.
Harmonogram
-
04.03.2024Audyt wstępny i eksport 12 480 pozycji z bazy SQL
-
15.03.2024Wykrycie systematycznego błędu w rabatach u dostawcy
-
28.03.2024Wysłanie pierwszych 14 paczek reklamacyjnych do dostawcy
-
12.04.2024Wdrożenie raportu Power BI i szkolenie księgowości
-
24.04.2024Zaksięgowanie ostatniej korekty na konto firmy
"Bałem się, że audyt zablokuje nam pracę na miesiąc i nic z tego nie wyjdzie. Logika i Wynik zajęli się tym sami, a po 11 dniach dostałem listę konkretnych pieniędzy do odzyskania. Liczby nie kłamią."